Cómo Administrar un Negocio de Pintura Facial - Fundamentos de Mantenimiento de Libros Contables

Para muchos pintacaritas, la realidad es que les encanta pintar, pero no les gusta pasar el tiempo sumando facturas, encontrando recibos, preparando impuestos, etc. Sin embargo, si deseas administrar un negocio exitoso, necesitas tener control sobre tus gastos y tus impuestos. Prepararse para el llenado de impuestos te ayudará a descubrir si has obtenido ganancias o no, y dado que pagar impuestos no es realmente una opción, es mejor que lo hagas bien. Hacer tus impuestos incorrectamente podría terminar costándote una fortuna.

La contabilidad es una parte esencial de tu pequeña empresa y se puede hacer fácilmente si lo haces con suficiente regularidad y te acostumbras a guardar todos tus registros en papel. Para saber qué registros debes mantener, debes comunicarte con el IRS o un CPA para verificar qué gastos pueden deducirse como tales y qué ingresos califican como ingresos comerciales. En caso de duda, guarda cada recibo y cada registro, luego puedes tirar lo que no necesites. Si usas QuickBooks en línea, puede escanear todos los registros en papel para agregarlos a tus entradas (esto es excelente en caso de que alguna vez seas auditado).

Existen muchos programas de software que podrían hacer que tu tarea sea más fácil de realizar si eres es el tipo de persona informática.
Puedes utilizar un libro de Excel, o puede usar un software como QuickBooks. Usamos QuickBooks y nuestro CPA estableció el archivo para nosotros de acuerdo con nuestras necesidades. Pudimos capacitarnos en 2 horas, y de vez en cuando llamamos a nuestro CPA para hacer preguntas. Es bastante fácil de usar y realmente hace que el llenado de impuestos sea mucho más fácil al final del año. QuickBooks ofrece informes que puedes ejecutar al final del año para comparar gastos, fuentes de ingresos, etc. También puedes facturar a tus clientes desde allí; pagar a tus empleados, etc.

A continuación se muestra una lista de las cosas que debes mantener registros. Estos son sólo ejemplos, tu negocio puede tener diferentes categorías, pero las que se enumeran a continuación son bastante básicas:

Gastos Comerciales para tu Negocio de Arte Facial y Corporal

• Suministros de pintura facial: mantén registros de todas tus compras. Todas las tiendas deben enviarte una factura con tu pedido, ya sea por correo electrónico o con tu pedido. Asegúrate de guardar copias de ellos y haz un pequeño cuadro con cada compra para que al final del año no tengas que revisar tus facturas nuevamente. Al registrar tus gastos, asegúrate de ingresar la fecha de compra, la tienda donde compraste y lo que compras. Ten en cuenta que si no pagaste los impuestos sobre las ventas cuando compraste tus pinturas u otros suministros, debes hacerlo al final del año. Si pagaste impuestos por las pinturas faciales en un estado diferente al que vives, es posible que debas pagar la diferencia entre esa tasa impositiva y la de tu estado. Siempre consulta con un abogado de impuestos o CPA para obtener la información más precisa.
• Vestimenta: ¿tienes atuendos específicos que usas sólo para tu negocio de pintura facial? Mantén registros de esas compras para asegurarte de contarlas como gastos comerciales. Si gastaste dinero para arreglarlos o limpiarlos especialmente en una tintorería, también podrías deducir esos gastos.
• Suministros de oficina: lo más probable es que tu negocio de pintura facial requiera papel, cartuchos de tinta, bolígrafos, etc. Mantén una planilla con esas compras, guarda los recibos y agrégalos al final del año. Si completas tu planilla cada vez que realizas una compra, será mucho más fácil encontrar el total gastado al final del año.
• Servicios: ¿utilizas internet, electricidad, tu propio espacio en el hogar? Si es así, probablemente tengas derecho a deducir parte de eso como gasto comercial. Mantén un registro de cuánto gastas en tu teléfono, internet, alquiler, factura de energía, etc. Al final del año, deberías poder deducir una parte de esos gastos. Por lo general, calcularás qué parte de tu hogar usas exclusivamente para administrar tu negocio y luego lo dividirás por la superficie total de tu hogar. Eso te dará un número por debajo de 1. Multiplicarás ese número por lo que gastas en alquiler y energía para calcular cuánto podrías deducir. Visita el sitio web del IRS o comunícate con tu CPA para conocer las reglas específicas.También deberías poder deducir parte de tu factura de Internet y teléfono; el total debe ser igual a lo que crees que es proporcional al uso de esos servicios para tu negocio versus el uso personal. Entonces, si el 10% del tiempo estás usando tu teléfono celular para negocios, y el 90% del tiempo lo está usando para fines personales, entonces debería poder deducir el 10% de tu factura anual. Se aplican algunas excepciones (normalmente no puedes deducir gastos en tu línea telefónica fija principal).
• Marketing: ¿gastas dinero en tarjetas personales, tarifas de sitios web, páginas amarillas, listados de eventos (u otros directorios), anuncios impresos, anuncios en línea, etc. Si es así, mantén un registro de cada gasto en una planilla y guarda tus recibos. Todos podrían figurar en una lista, por ejemplo, bajo una cuenta de gastos de "publicidad". Consulta este blog de marketing para pintores faciales para obtener algunas ideas sobre otras formas en que puedes anunciar tu negocio de forma gratuita.
• Seguro: ¿tienes seguro de empresa / artista? Si es así (te recomendamos encarecidamente que lo tengas, puedes consultar nuestra publicación de blog al respecto aquí), puedes deducirlo como un gasto comercial.
• Varios: cualquier otro gasto que no sepas exactamente cómo clasificar. Mantén registros, y más adelante encontrarás una categoría para ellos cuando presentes tus impuestos, o no. Pero es mejor mantener registros en caso de que puedas deducirlos.
• Millaje: si deseas deducir millas recorridas relacionadas con el trabajo, debes mantener un registro de millas. El registro debe incluir la lectura de tu cuentakilómetros al comienzo y al final del año, la lectura del cuentakilómetros al comienzo de un viaje de negocios y al final del viaje. También debe tener la dirección de destino y el propósito del viaje. Dependiendo de a quién le preguntes, podrían darte una opinión diferente sobre cuán detallado debe ser ese registro. Otra opción es hacer una búsqueda en línea del viaje que realizaste y calcular las millas recorridas de ida y vuelta, y escribir eso en tu registro en lugar de las lecturas del cuentakilómetros. Sin embargo, eso podría no cumplir con las regulaciones del IRS, así que verifica dos veces. Además, ten en cuenta que algunas compañías de seguros de automóviles requieren que tengas un conductor en tu seguro si deseas usar tu automóvil para ese propósito. No tener ese conductor podría crear problemas al momento de un reclamo, así que consulta con tu agente de seguros de automóviles.
  Recuerda que, en términos generales, un viaje sólo puede describirse como un viaje de negocios con fines de millaje si todo el propósito de ese viaje fue para el trabajo (si te detuviste en el supermercado en el camino, esas millas técnicamente no pueden contarse como millas de negocios).
• Gastos legales y fiscales: ¿has pagado a un abogado para que redacte un contrato por ti? ¿Pagas por un CPA para ayudarte con tus impuestos, o compraste un software de preparación de impuestos? Mantén registros de esos gastos en una planilla con descripciones del propósito de cada gasto. Si todavía no estás seguro de por qué necesitarías tales gastos, consulta nuestro blog Cómo Administrar un Negocio de Pintura Facial: Estado Legal/Fiscal de tu Negocio.
• Tasas bancarias: ¿tu cuenta bancaria comercial tiene tasas de mantenimiento? ¿Recibiste un cargo por cheque devuelto y un cargo por sobregiro, etc.? Todos estos pueden ser gastos deducibles, asegúrate de mantener registros de ellos. Si no tienes una cuenta comercial separada dedicada sólo a tu negocio, deberías considerar tener una, hace que sea mucho más fácil rastrear gastos y mantener las cosas separadas.
• Educación: ¿Asististe a una convención o taller local? ¿Pagaste por clases en línea en una de las varias escuelas en línea? Si es así, asegúrate de mantener registros de todos los gastos (incluidos los gastos de viaje) para poder deducirlos al final del año. Recuerda que para los gastos de viaje se aplican reglas especiales. Si realizas un viaje a una convención pero pasas más del 50% de la duración del viaje en otro lugar, en términos generales, no puedes deducir ninguno de esos gastos como gastos comerciales. Además, es probable que no puedas deducir los gastos de tu esposo / amigo / hijos si van contigo.

PD: si aún no lo ha hecho, debes visitar la Escuela Internacional de Pintura Facial de Olga Mursaev (online), es el mejor programa educativo en línea para pintacaritas actualmente disponible.

Ingresos Comerciales de tu Negocio de Arte Facial y Corporal

• Pago completo de tus trabajos: mantén registros de la persona o empresa para la que trabajaste, la fecha, la ubicación y el total facturado. Debes tener una copia de la factura o la hoja de reserva para cada evento. Asegúrate de anotar cómo pagan, si pagan primero un depósito y luego el saldo en una fecha posterior. Toda esta información no sólo será útil cuando completes tus impuestos, sino también cuando intentes realizar un seguimiento de tus reservas.
• Propinas: aunque es difícil para el IRS darse cuenta si declaras tus propinas, siempre es una buena idea declarar todos tus ingresos. Te mantendrá alejado de los problemas y aumentará tus contribuciones a la Seguridad Social, lo que debería reflejar en un mejor control de la Seguridad Social al final de tu carrera, con suerte. Para realizar un mejor seguimiento de tus ingresos en efectivo, te sugerimos que deposites siempre todo en tu cuenta comercial, de esa manera podrás contabilizarlo mejor.
• Otros ingresos: tal vez no sólo pintes caritas en los eventos, sino que también des talleres de pintura facial; eso también es un ingreso que debe declararse en tu declaración de impuestos. Asegúrate de realizar un seguimiento de toda la información relacionada con los eventos que generaron ese ingreso.

Puede parecer mucho al principio, pero a medida que te acostumbres a mantener tus registros actualizados con cada compra o evento, te darás cuenta de lo fácil que es saber lo que estás haciendo y hacer los ajustes necesarios para tu negocio. De esta manera, la presentación de impuestos al final del año se convertirá e una gestión mucho más fácil.

Además, un buen registro harán que una auditoría fiscal sea una experiencia mucho menos estresante. Nadie está exento de auditorías fiscales, por lo que siempre es mejor estar preparado. Al mantener registros, debe pensar que deben ser lo suficientemente buenos para que puedas explicar tus gastos e ingresos hasta 7 años atrás en el tiempo. Eso es MUCHO tiempo, así que mantén tus registros lo más completos y claros posible.

No te preocupes, esto podría ser una parte aburrida de tu negocio, pero la información que obtendrás al hacerlo te ayudará a cumplir tus sueños comerciales y te pondrá un paso por delante de su competencia.

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Descargo de responsabilidad: estas son opiniones basadas en nuestra experiencia personal, no somos abogados ni contadores públicos, por lo que te recomendamos que te pongas en contacto con un abogado y / o contador público antes de tomar cualquier decisión. De ninguna manera brindamos asesoramiento legal o fiscal y no somos responsables de las decisiones que tomes o deje de tomar en base a las opiniones proporcionadas anteriormente.

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