CÓMO DIRIGIR UN NEGOCIO DE PINTACARITAS: ESENCIALES DE CONTABILIDAD

Para muchos artistas de pintura facial y corporal, la realidad es que les encanta pintar, pero no les gusta perder tiempo sumando facturas, buscando recibos, preparando impuestos, etc. Sin embargo, si quieres dirigir un negocio exitoso, necesitas vigilar tus gastos y tus impuestos. Prepararte para la declaración de impuestos te ayudará a saber si has obtenido beneficios o no, y dado que pagar impuestos no es realmente una opción, más vale hacerlo bien. Hacer mal tus impuestos podría acabar costándote una pequeña fortuna.

La contabilidad es una parte esencial de tu pequeña empresa y se puede hacer fácilmente si lo haces con la suficiente regularidad y te acostumbras a guardar todos tus registros en papel. Para saber qué registros guardar, deberías contactar al IRS o a un contador público (CPA) para verificar qué gastos se pueden deducir como tales y qué ingresos califican como ingresos comerciales. En caso de duda, guarda cada recibo y cada registro; luego podrás tirar lo que no necesites. Si usas QuickBooks online, puedes escanear todos los registros en papel para agregarlos a tus asientos (esto es excelente en caso de que alguna vez te auditen).

Existen muchos programas de software que podrían facilitar tu tarea si eres una persona que se maneja bien con la computadora. Puedes optar por algo tan sencillo como un libro de trabajo de Excel, o puedes usar un software como QuickBooks. Nosotros usamos QuickBooks y pedimos a nuestro contador que configurara el archivo para nosotros según nuestras necesidades. Pudimos capacitarnos en 2 horas y de vez en cuando llamamos a nuestro contador para hacer preguntas. Es bastante fácil de usar y realmente facilita mucho la declaración de impuestos al final del año. QuickBooks ofrece informes que puedes ejecutar al final del año para comparar gastos, fuentes de ingresos, etc. También puedes facturar a tus clientes desde allí; pagar a tus empleados, etc.

A continuación, se muestra una lista de las cosas de las que deberías llevar registro. Estos son solo ejemplos, tu negocio podría tener categorías diferentes, pero las que se enumeran a continuación son bastante básicas:

Gastos comerciales para tu negocio de pintura facial y corporal

A – Suministros de pintura facial: lleva un registro de todas tus compras. Todas las tiendas deberían enviarte una factura con tu pedido, ya sea por correo electrónico o con tu pedido. Asegúrate de guardar copias de ellas y haz una pequeña tabla con cada compra para que, al final del año, no tengas que revisar tus facturas nuevamente. Al tabular tus gastos, asegúrate de ingresar la fecha de compra, la tienda en la que compraste y qué compraste. Ten en cuenta que, si no pagaste impuestos sobre las ventas cuando compraste tus pinturas u otros suministros, debes hacerlo al final del año. Si pagaste impuestos por las pinturas faciales en un estado diferente al que vives, es posible que debas pagar la diferencia entre esa tasa impositiva y la de tu estado. Consulta siempre a un abogado fiscal o a un contador público para obtener la información más precisa.

B – Disfraces: ¿tienes trajes específicos que usas solo para tu negocio de pintura facial? Guarda registros de esas compras para asegurarte de contarlas como gastos comerciales. Si gastaste dinero en arreglarlos o limpiarlos especialmente en una tintorería, también podrías deducir esos gastos.

C – Suministros de oficina: dirigir tu negocio de pintura facial probablemente requiera papel, cartuchos de tinta, bolígrafos, etc. Lleva una tabla con esas compras, guarda los recibos y súmalos al final del año. Nuevamente, si completas tu tabla cada vez que realizas una compra, será mucho más fácil encontrar el total gastado al final del año.

D – Servicios: ¿usas internet, electricidad, tu propio espacio en casa? Si es así, probablemente tengas derecho a deducir parte de eso como gasto comercial. Lleva un registro de cuánto gastas en tu teléfono, internet, alquiler, factura de energía, etc. Al final del año, deberías poder deducir una parte de esos gastos. Por lo general, calcularás qué parte de tu hogar utilizas exclusivamente para dirigir tu negocio y luego dividirás eso por la superficie total de tu hogar. Eso te dará un número inferior a 1. Multiplicarás ese número por lo que gastas en alquiler y energía para calcular cuánto podrías deducir. Por favor, visita el sitio web del IRS o contacta a tu contador público para conocer las reglas específicas.

También deberías poder deducir parte de tu factura de internet y teléfono; el total debería equivaler a lo que consideras proporcional a tu uso de esos servicios para tu negocio versus el uso personal. Entonces, si el 10% del tiempo usas tu teléfono celular para el negocio y el 90% del tiempo lo usas para fines personales, deberías poder deducir el 10% de tu factura anual. Se aplican algunas excepciones (normalmente no puedes deducir gastos de tu primera línea fija).

E – Marketing: ¿gastas dinero en tarjetas de presentación, tarifas de sitios web, páginas amarillas, Gig Salad (u otros directorios), anuncios impresos, anuncios en línea, etc.? Si es así, mantén registros de cada gasto en una tabla y guarda tus recibos. Todos ellos podrían figurar, por ejemplo, en una cuenta de gastos de "publicidad".

F – Seguros: ¿tienes un seguro comercial/de artista? Si es así (recomendamos encarecidamente que lo tengas, puedes revisar nuestra publicación al respecto aquí), puedes deducirlo como un gasto comercial.

G – Varios: cualquier otro gasto que no sepas exactamente cómo clasificar. Mantén registros y más tarde encontrarás una categoría para ellos cuando presentes tus impuestos, o tal vez no. Pero es mejor mantener registros en caso de que puedas deducirlos.

H – Millaje: si quieres deducir las millas recorridas relacionadas con el trabajo, debes llevar un registro de millaje. El registro debe incluir la lectura de tu odómetro al principio y al final del año, la lectura del odómetro al comienzo de un viaje de negocios y al final del mismo. También debe tener la dirección de destino y el propósito del viaje. Dependiendo de a quién le preguntes, podrían darte una opinión diferente sobre qué tan detallado debe ser ese registro. Otra opción es hacer una búsqueda en línea del viaje que realizaste y calcular las millas recorridas de ida y vuelta, y escribir eso en tu registro en lugar de las lecturas del odómetro. Sin embargo, eso podría no cumplir con las regulaciones del IRS, así que verifica dos veces. Además, ten en cuenta que algunas compañías de seguros de automóviles requieren que tengas un anexo comercial en tu seguro si deseas usar tu automóvil para ese propósito. No tener ese anexo podría crear problemas en el momento de un reclamo, así que consúltalo con tu agente de seguros de automóviles.

Recuerda que, en términos generales, un viaje solo puede describirse como un viaje de negocios para propósitos de millaje si todo el propósito del viaje fue por trabajo (si te detuviste en el supermercado en el camino, esas millas técnicamente no se pueden contar como millas del negocio).

I – Gastos legales y relacionados con impuestos: ¿has pagado a un abogado para que redacte un contrato para ti? ¿Le pagas a un contador público para que te ayude con tus impuestos, o compraste un software de preparación de impuestos? Mantén registros de esos gastos en una tabla con descripciones del propósito de cada gasto.

J – Comisiones bancarias: ¿tu cuenta bancaria comercial tiene comisiones de mantenimiento? ¿Pagaste una comisión por cheque devuelto, una comisión por sobregiro, etc.? Todos esos pueden ser gastos deducibles, asegúrate de llevar registros de ellos. Si no tienes una cuenta comercial separada dedicada solo a tu negocio, deberías considerar tener una; hace que sea mucho más fácil rastrear los gastos y mantener las cosas separadas.

K – Educación: ¿Asististe a una convención o taller local? ¿Pagaste por clases en línea en una de las diversas escuelas en línea? Si es así, asegúrate de mantener registros de todos los gastos (incluidos los gastos de viaje) para que puedas deducirlos al final del año. Recuerda que para los gastos de viaje se aplican reglas especiales. Si haces un viaje a una convención pero pasas más del 50% de la duración del viaje en otro lugar, entonces, en términos generales, no puedes deducir ninguno de esos gastos como gastos comerciales. Además, probablemente no podrás deducir los gastos de tu esposo/amigo/hijos si van contigo.

PD: si aún no lo has hecho, deberías revisar la International Face Painting School (en línea) de Olga Mursaev.

Ingresos comerciales de tu negocio de pintura facial y corporal

A – Pago completo por tus trabajos: lleva registros de la persona o empresa para la que trabajaste, la fecha, la ubicación y el total facturado. Deberías tener una copia de la factura o la hoja de reserva por cada evento. Asegúrate de anotar cómo pagan, si pagan primero un depósito y luego el saldo en una fecha posterior. Toda esta información no solo será útil al presentar tus impuestos, sino también al intentar realizar un seguimiento de tus reservas.

B – Propinas: aunque es difícil para el IRS darse cuenta si estás declarando tus propinas, siempre es una buena idea declarar todos tus ingresos. Te mantendrá fuera de problemas y aumentará tus contribuciones al Seguro Social, lo que debería reflejarse en un mejor cheque de Seguro Social al final de tu carrera, con suerte. Para hacer un mejor seguimiento de tus ingresos en efectivo, sugerimos que siempre deposites todo en tu cuenta comercial, de esa manera puedes contabilizarlo mejor.

C – Otros ingresos: tal vez no solo pintas caras en eventos, sino que también enseñas talleres de pintura facial; eso también es un ingreso que debe informarse en tu declaración de impuestos. Asegúrate de llevar un registro de toda la información relacionada con los eventos que generaron ese ingreso.

Al principio puede parecer mucho, pero a medida que te acostumbres a mantener tus registros actualizados con cada compra o evento, te darás cuenta de lo fácil que es saber cuánto estás ganando y hacer ajustes a tu negocio en consecuencia. De esta manera, presentar los impuestos al final del año se convertirá en una tarea mucho más fácil.

Además, unos buenos registros harán que una auditoría fiscal sea una experiencia mucho menos estresante. Nadie está exento de auditorías fiscales, por lo que siempre es mejor estar preparado. Al llevar registros, debes pensar que deben ser lo suficientemente buenos para que puedas explicar tus gastos e ingresos hasta 7 años atrás en el tiempo. Eso es MUCHO tiempo, así que mantén tus registros lo más completos y claros posible.

No te estreses, esta puede ser una parte aburrida de tu negocio, pero la información que obtendrás al hacer esto te ayudará a lograr tus sueños comerciales y te pondrá un paso por delante de tu competencia.

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Descargo de responsabilidad: estas son opiniones basadas en nuestra experiencia personal, no somos abogados ni contadores públicos, por lo que recomendamos que contactes a un abogado y/o contador público antes de tomar cualquier decisión. No estamos dando de ninguna manera asesoramiento legal o fiscal y no somos responsables de ninguna decisión que tomes o dejes de tomar basada en las opiniones proporcionadas anteriormente.